Vereinbarung zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung eines sorgfältigen Umgangs mit personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung digitaler Lehrmittel durch Bildungseinrichtungen verarbeitet werden, einschließlich der Nutzung digitaler Lernmittel, Prüfungen, Verwaltungs- und Informationssysteme.

Ein guter Umgang mit Datenschutz im Bildungswesen erfordert nicht nur schriftliche Vereinbarungen in einer Datenschutzvereinbarung, sondern vor allem deren praktische Umsetzung. Die Schule übernimmt hierbei die Leitung, da sie letztlich für den sorgfältigen Umgang mit den personenbezogenen Daten der Schüler und die Kommunikation mit den Eltern verantwortlich ist. Dazu gehört auch, gute Vereinbarungen mit Anbietern digitaler Produkte und Dienstleistungen zu treffen.

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Bildungseinrichtungen und Anbieter seit dem 25. Mai 2018 verpflichtet, Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Im März 2018 wurden die Vereinbarungen zum Umgang mit Daten von Bildungsteilnehmern zwischen Bildungseinrichtungen und Anbietern überarbeitet. Zu diesen Vereinbarungen, die im „Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0“ festgelegt sind, gehört das Muster für einen Auftragsverarbeitungsvertrag 3.0, das den Anforderungen der DSGVO entspricht.

Sowohl Bildungseinrichtungen als auch Anbieter haben unterschiedliche praktische Fragen zum Ersatz bestehender Verträge und zur Nutzung des neuen Mustervertrags. Nachfolgend sind wichtige Grundsätze für den Ersatz von Verträgen und die Nutzung des Mustervertrags aufgeführt.

Für den Primar-, Sekundar- und Berufsbildungsbereich erfüllen Bildungseinrichtungen und Anbieter die Verpflichtung zu einem DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag durch die Nutzung des Mustervertrags 3.0. Dieser Mustervertrag ist unter www.privacyconvenant.nl veröffentlicht.

Anbieter passen ihre Verträge grundsätzlich bis spätestens 1. Mai 2018 an das Muster 3.0 einschließlich der beiden Anhänge an.

Für die bei den Branchenorganisationen angeschlossenen Anbieter erfolgt die Ausgestaltung der Anhänge auf Grundlage der von den Branchenorganisationen selbst erstellten Musteranhänge. Diese branchenspezifischen Modelle finden Sie unter www.privacyconvenant.nl

Ab dem 1. Mai ergreifen Bildungseinrichtungen die Initiative, um mit ihrem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen.

Bildungseinrichtungen erhalten die Möglichkeit, auf einfache Weise einen Vertrag bei ihrem Anbieter anzufordern, z.B. über:

a. einen Link oder (gesicherten) Download auf der Website des Anbieters;

b. über eine digitale Vertragsanfrage (z.B. über eine spezielle E-Mail-Adresse)

Der Anbieter stellt der Bildungseinrichtung den Vertrag samt Anhängen grundsätzlich innerhalb von 2 Wochen nach der Anfrage zur Verfügung.

Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme sowie Zustimmung zu den vom Anbieter erbrachten Leistungen zustande. Beide Parteien müssen dem Vertrag ausdrücklich zustimmen (also keine stillschweigende Zustimmung oder Zustimmung über Allgemeine Geschäftsbedingungen).

Anbieter bemühen sich, die von Bildungseinrichtungen unterzeichneten und zugesandten Verträge innerhalb von 4 Wochen zu bearbeiten.

Nur die Schulleitung ist befugt, Verträge zu unterzeichnen. Nur diese kann jemanden bevollmächtigen, im Namen der Schule zu unterschreiben. Der Anbieter wird der Bildungseinrichtung (und ihren Mitarbeitern) daher keine abweichende oder angenommene Bevollmächtigung auferlegen.

Ab dem 25. Mai 2018 werden zwischen den Parteien nur noch neue Verträge abgeschlossen, die auf dem Mustervertrag 3.0 basieren.

Bestehende Verträge auf Basis des Modells 2.0 werden so schnell wie möglich ersetzt, Verhandlungen und Gespräche darüber werden spätestens 2018 abgeschlossen.

Bei den oben genannten Punkten handelt es sich um Grundsätze. Aufgrund besonderer Umstände kann es notwendig sein, dass die Parteien abweichende Vereinbarungen treffen.